Viagem a negócios: o passo a passo para conquistar objetivos

 

Rotina cada vez mais comum dentro das empresas, uma viagem a negócios tem o poder de expandir fronteiras e mercados de atuação da corporação, prospectar clientes antes tidos como inalcançáveis, fechar parcerias com fornecedores de maior qualidade, alavancar o alcance da marca, incrementar a formação e o know-how dos colaboradores, além de muitos outros benefícios.

Entretanto, para que os objetivos pretendidos com a viagem corporativa sejam alcançados, é preciso investir boas doses de tempo, energia e dedicação. É claro que isso não seria um problema caso todas as empresas contassem com colaboradores contratados especificamente para a gestão de viagens. O detalhe é que esse não é o caso da grande maioria das corporações.

Dentro desse contexto, como garantir que as viagens a negócios trarão os resultados esperados sem que, para isso, a empresa tenha que arcar com gastos exorbitantes e sobrecarga de trabalho para os responsáveis por sua organização? Pois é exatamente sobre isso que falaremos no post de hoje!

Seguindo nossas dicas, você garante não apenas o alcance dos objetivos traçados, mas também a redução de custos e a elevação dos níveis de satisfação e produtividade dos colaboradores que viajam em nome da empresa. Pronto para aprender o passo a passo básico da viagem a negócios? Então vamos lá!

Elabore uma política de viagens para a empresa

 

Quando se fala de uma excelente gestão de viagens corporativas, o primeiro ponto a ser considerado é a criação de uma política. Saiba desde já: esse passo é imprescindível para toda e qualquer empresa que deseja alcançar resultados memoráveis com viagens a negócios. Afinal de contas, é justamente na política de viagens que todas as regras, os objetivos e a logística de organização dos deslocamentos feitos em nome da empresa estão descritos.

A antecedência de pedidos de viagem, o montante máximo direcionado para passagens aéreas e hospedagem, o valor de diárias para alimentação e deslocamento, a política de reembolso, as instruções para a elaboração dos relatórios, a definição das despesas cobertas (ou não) pela empresa, a indicação de um responsável a quem se deve reportar uma emergência, bem como questões relacionadas à segurança e à saúde de quem viaja, seguros, documentações e muito mais: absolutamente tudo sobre o assunto deve estar contido nesse documento.

Além disso, é crucial que a política de viagens da empresa esteja totalmente alinhada com os valores, a missão e, principalmente, com o orçamento disponibilizado pela corporação para os deslocamentos. Pense bem: de nada adianta criar um documento muito bem redigido, mas que, na prática, seja por falta de dinheiro ou por impedimentos logísticos, simplesmente não pode ser cumprido.

Se a empresa conta com um quadro de colaboradores reduzido e exige relatórios extremamente detalhados, por exemplo, pode logo ver o tiro saindo pela culatra. Nessa situação, além de tomar um tempo considerável do colaborador, que poderia estar se dedicando a tarefas realmente referentes à sua função, uma exigência tão alta pode incitar um estresse desnecessário, gerando insatisfação e pouca motivação para as próximas viagens.

Com isso em mente, fica claro que a melhor alternativa é adotar um modelo de relatório simplificado, mas que nem por isso deixe de descrever os pontos mais importantes da viagem — como o alcance (ou não) das metas, a descrição dos gastos e as impressões pessoais do funcionário. Esse resumo, que ser redigido em pouco tempo, já apresenta todas as informações necessárias para a empresa.

Por fim, temos que destacar: é imprescindível que a política de viagens a negócios seja de conhecimento de todos os colaboradores que eventualmente possam vir a se deslocar em nome da corporação. Aliás, é altamente recomendável que esses colaboradores participem da criação do documento, dando dicas, sugestões e contribuições. Afinal, são eles que deverão seguir à risca o que está exposto na política, certo?

Faça o planejamento com antecedência

 

As viagens corporativas ocupam nada menos que o 3º lugar na lista de gastos variáveis de uma empresa, ficando atrás apenas dos custos com a operação em si e com a folha de pagamento. Justamente por isso, os gestores responsáveis por essa área devem estar sempre antenados, em uma incessante busca pela redução de custos. E quando se trata desse assunto, nada tem maior poder de gerar economia que planejar as viagens com antecedência.

Pode reparar: quanto maior é o período de tempo entre o planejamento da viagem e sua execução, melhores são os preços encontrados no mercado. Passagens aéreas, hospedagem, aluguel de espaços para reuniões, reserva de carros e por aí vai: os descontos no valor desses itens para quem faz sua reserva com antecedência podem surpreender.

Além do mais, organizar deslocamentos com antecedência gera não só economia financeira, mas também uma enorme economia de estresse e preocupação. Quanto maior é o tempo disponível para pensar em cada detalhe e listar tudo o que deve ser feito antes da viagem, menores se tornam os riscos de que imprevistos, esquecimentos e equívocos arruínem os objetivos do deslocamento.

 

Tenha uma agenda de compromissos a serem cumpridos

 

Quando um colaborador viaja a trabalho, tanto ele quanto a empresa desejam que o tempo passado fora da corporação seja produtivo. Por isso, é mais que normal que a lista de tarefas a serem cumpridas pelo funcionário seja extensa, com visitas, reuniões, eventos e apresentações a que deve comparecer. Assim, é essencial que qualquer pessoa que viaje a negócios leve consigo uma agenda que contenha todos os compromissos a serem cumpridos devidamente anotados e descritos em detalhes.

Além de dia, horário e local de cada um, também é interessante agregar outras informações, como o objetivo a ser alcançado e o tempo de deslocamento entre o hotel e o destino. E nunca esqueça de deixar intervalos de tempo confortáveis entre um compromisso e outro, viu? Com isso, o colaborador não precisa fazer nada com pressa e, consequentemente, sem dar a devida atenção. Assegurando esse tempinho a mais, também é possível evitar atrasos caso imprevistos ocorram.

Esclareça os objetivos a serem alcançados

 

 

Como já mencionamos, uma viagem a negócios tem sempre um objetivo a ser alcançado. Do contrário, nenhuma empresa investiria nessa estratégia, não é mesmo? O detalhe é que muitas companhias acabam pecando nessa questão ao não esclarecerem muito bem o que esperam do colaborador.

Trata-se de uma reunião de negócios com um possível novo cliente ou o objetivo é checar alguns fornecedores em potencial? Para não deixar rastro de dúvida, reúna-se com o funcionário que representará a empresa antes da viagem para explicitar o que a empresa espera desse encontro, como ele deve se portar, quais dados deve apresentar e, se for o caso, até quais argumentos deve usar para ganhar o cliente.

Além de diminuir o risco de gafes, esquecimentos e equívocos por parte do colaborador, essa estratégia também gera motivação e autoconfiança, já que o colaborador passa a se sentir mais seguro, reconhecido e respaldado pela companhia. Encorajado, a tendência é que esse funcionário dê seu melhor para retribuir o gesto. Independentemente do resultado, todos saem ganhando.

 

Treine os funcionários para cumprir os objetivos

 

Passou a esclarecer bem os objetivos a serem alcançados com cada deslocamento em nome da empresa? Então a organização está quase lá. Ainda nesse quesito, falta um acréscimo: paralelamente, os funcionários devem ser treinados para que consigam dar conta do recado. Afinal, de nada adianta deixar claro tudo o que a empresa espera do colaborador se ele não sabe nem por onde começar.

É essencial ter em mente que o negócio não pode cobrar resultados excelentes se não oferece os recursos adequados para que os funcionários possam, de fato, realizar tudo o que foi solicitado. Por isso, é essencial entender a necessidade de se investir em treinamentos que se proponham a orientar e formar os funcionários que viajarão em nome da empresa. E essa dica vale especialmente para aquelas companhias novatas nas viagens corporativas.

Como os funcionários devem se portar e se apresentar quando estão representando a companhia fora de suas fronteiras? Há algum protocolo a seguir durante as apresentações ou reuniões externas? É necessário desenvolver as habilidades em algum idioma estrangeiro? Será usada alguma plataforma on-line ou um software de gestão de viagens que eles devem saber como manejar adequadamente?

Tenha em mente que investir em treinamentos e orientações claras é sempre a melhor maneira de garantir que os objetivos das viagens corporativas sejam atingidos. Só assim é que esses deslocamentos concretamente se tornarão ferramentas estratégicas fundamentais para o crescimento saudável da empresa, bem como para a manutenção de seu potencial competitivo no mercado.

Garanta a produtividade dos funcionários

 

Política de viagens devidamente estabelecida e divulgada, deslocamentos planejados com uma boa antecedência, criação de uma agenda de compromissos funcional, objetivos de viagem estabelecidos e funcionários altamente treinados para alcançá-los: tudo perfeitamente encaixado para que as viagens corporativas tragam os resultados esperados, certo? Errado!

Embora cada passo listado até aqui seja absolutamente necessário para que as viagens corporativas alcancem seus objetivos, a verdade é que todas essas ações valerão muito pouco de a produtividade dos funcionários durante os deslocamentos não for satisfatória. E isso é facilmente justificável, uma vez que o sucesso da empreitada depende diretamente do desempenho de quem está lá, representando a empresa.

Sendo assim, é altamente recomendável que a companhia faça sua parte para garantir um bom nível de produtividade dos colaboradores durante as viagens a trabalho. E por mais que essa questão seja bastante individual, dependendo muito do estado de ânimo e de motivação dos viajantes, os funcionários certamente terão sua produtividade elevada se a empresa providenciar pelo menos algum dos itens listados a seguir. Veja!

Sala VIP no aeroporto

 

Quem viaja constantemente de avião sabe mais do que ninguém que aeroportos podem ser ambientes altamente estressantes, capazes de minar a energia de qualquer um. São filas intermináveis, assentos desconfortáveis e um número exorbitante de pessoas falando sem parar: cenário mais que propício para gerar irritação e esgotamento.

Assim, caso o orçamento da empresa permita, oferecer a seus colaboradores o conforto das salas VIP é uma dica de ouro. Além de serem muito mais tranquilos, esses espaços possuem cadeiras confortáveis, sinal de wi-fi de boa qualidade e, às vezes, até mesmo alguns mimos, como água, snacks e embarque preferencial nos voos. Dessa maneira, os riscos de o colaborador já começar a viagem estressado e sem paciência diminuem sensivelmente.

Conexões mais curtas

 

Dependendo do local de destino da viagem, é praticamente impossível evitar as conexões em aeroportos, não é verdade? Entretanto, para assegurar o bem-estar do viajante, vale ao menos tentar encontrar conexões mais curtas. Acredite: horas a fio dentro de um aeroporto são capazes de baixar os níveis de produtividade de qualquer pessoa. Especialmente se o funcionário já tiver compromissos agendados para o dia da sua chegada ao destino final, esperas mais curtas farão com que ele chegue mais disposto e produtivo.

 

Conforto na hospedagem

 

Por mais que seja inviável para a maioria das empresas reservar hotéis de luxo para seus colaboradores, a hospedagem deve oferecer um bom nível de conforto. A verdade é que não é preciso reservar um hotel 5 estrelas para ter acesso a uma cama aconchegante, um bom chuveiro, um café da manhã nutritivo e um sistema de refrigeração que funcione. Acha que tudo isso parece mero detalhe? Pelo contrário! Essas questões impactam profundamente na produtividade do funcionário, influenciando assim a maneira como ele desempenhará suas tarefas profissionais durante a viagem.

 

Pacotes de internet e celular

 

Poucas situações são mais estressantes e cansativas que querer trabalhar e o sinal de internet ou de celular simplesmente não contribuir. Pensando nisso, que tal investir em pacotes de telefonia corporativos para uso de internet e celular in roam? Dessa forma, você viabiliza ao colaborador o acesso a documentos e apresentações, permite que ele faça ligações e cheque seus e-mails quando necessário, esteja aonde estiver. Nem precisamos dizer como isso impacta sua produtividade, não é?

 

Use a tecnologia a seu favor

 

Na última década, com a chegada da era da informação e da tecnologia, o estilo de vida de grande parte da população mundial foi revolucionado de uma maneira até então inimaginável. Hoje em dia, é possível comprar praticamente qualquer coisa sem sair de casa, comunicar-se instantaneamente com pessoas a milhares de quilômetros de distância e ficar sabendo, em tempo real, de acontecimentos ocorridos do outro lado do mundo. Como não poderia deixar de ser, toda essa revolução digital e tecnológica também teve um impacto no mundo corporativo.

Sistematização de processos, arquivamento digital de bancos de dados, criação de softwares desenhados exclusivamente para uso corporativo, sistemas de armazenamento em nuvem, entre diversas outras ferramentas: esse universo de ferramentas não apenas já está disponível, mas é efetivamente empregado por empresas dos mais diversos tamanhos e setores.

E não poderia ser diferente quando se trata da gestão de viagens corporativas! Existem atualmente softwares e plataformas exclusivamente criados para melhorar a gestão de viagens, agilizando processos, facilitando o controle de custos e simplificando a geração de relatórios. Adotando esse tipo de ferramenta, o negócio logo perceberá um ganho enorme de tempo e produtividade no momento de planejar suas viagens corporativas, bem como uma diminuição sensível de custos.

Além disso, por permitir que os relatórios de viagem sejam feitos on-line, o tempo gasto pelos funcionários na descrição de suas atividades e na prestação de contas passa a ser muito menor. Consequentemente, os relatórios podem ser mais rapidamente apreciados pelos responsáveis, dando prosseguimento ao processo como um todo. Por tudo isso e muito mais, se seu objetivo é conduzir a gestão de viagens de sua empresa de forma mais eficiente, precisa e produtiva, use a tecnologia a seu favor!

 

Reduza custos contratando uma agência especializada

 

Como você pôde comprovar ao longo da leitura deste post, são necessários diversos cuidados para que uma viagem a negócios saia conforme o esperado, alcançando os objetivos inicialmente propostos. Por mais que não seja impossível, essa é uma tarefa que demanda tempo e dedicação — especialmente se o número de viagens corporativas realizadas pela empresa é alto.

Para não ver a gestão de viagens da companhia sendo prejudicada pela mais pura e simples falta de tempo dos colaboradores envolvidos, já que essas pessoas comumente acumulam outras funções e tarefas, a contratação de uma agência especializada pode se revelar como a estratégia mais acertada!

Ao firmar parceria com uma empresa do setor, é possível alavancar os resultados da gestão dos deslocamentos a trabalho, aumentando o alcance dos objetivos e reduzindo os custos envolvidos. É isso mesmo! Quer saber como essa transformação ganha vida? Então confira agora mesmo algumas das principais vantagens de contar com os serviços de uma agência de viagens corporativas!

 

Redução de custos

 

Por terem uma cartela relativamente grande de clientes e lidarem com esse mercado diariamente, o poder de barganha e negociação das agências de viagens corporativas é muito maior que o de uma empresa estranha a esse cenário. Por isso, elas podem conseguir descontos significativos em passagens aéreas, hospedagens, aluguel de carros ou espaços para eventos, transfers e todos os demais itens envolvidos em uma viagem a negócios. Que tal se beneficiar dessa influência?

Agilidade nos processos

 

Por razões óbvias, os profissionais que trabalham exclusivamente com viagens corporativas têm experiência de sobra quando se trata de processos e burocracias envolvidas nesse tipo de deslocamento. Com essa ajuda, portanto, a emissão de documentos e vistos é feita de forma muito mais rápida e ágil, gerando economia de tempo e dinheiro.

Controle de gastos

 

Ao se tornar responsável pelo planejamento e pela execução das viagens corporativas de determinada empresa, uma agência especializada passa a emitir relatórios gerenciais extremamente detalhados sobre os gastos de cada viagem. Além de facilitar enormemente a vida do setor financeiro da sua empresa, isso evita desperdícios e propicia a visualização mais rápida de gastos desnecessários ou até mesmo de abuso por parte de colaboradores.

Despreocupação com planejamento

 

É fato: uma viagem a negócios é bastante distinta de uma viagem realizada com fins meramente turísticos. Por mais que algumas questões se desenrolem basicamente da mesma forma, como a compra de passagens aéreas e a reserva de hotéis, outras necessidades são completamente distintas. Desde o planejamento de hora e local para reuniões, passando pela reserva de mesas em restaurantes até a elaboração de rotas de deslocamento eficientes: tudo isso deve ser cuidadosamente pensado e estruturado.

Ao poder contar com os serviços de uma agência especializada, todas essas questões passam a ser de sua inteira responsabilidade. Com isso, sua empresa automaticamente se desliga da logística e da organização desses detalhes, podendo focar em resultados, metas e estratégias. Bem mais produtivo, não acha?

Segurança e bem-estar

 

Uma boa agência de viagens corporativas oferece serviço de assistência ao viajante durante 24 horas por dia, 7 dias por semana, dispondo de profissionais altamente treinados para prestar qualquer tipo de orientação ou até mesmo enviar ajuda ao local onde o funcionário se encontra. Assim, caso uma urgência ou um imprevisto aconteça, o colaborador terá com quem contar para pedir auxílio, independentemente do destino ou do fuso horário onde esteja. Essa segurança evita o desgaste dos funcionários viajando a trabalho, deixando-os tranquilos e motivados, realmente focados nos objetivos da viagem.

Quando somadas, todas essas vantagens permitem que empresas dos mais variados portes proporcionem viagens corporativas muito bem estruturadas. Além disso, a gestão de viagens se torna muito mais organizada, ágil e eficiente, o que diminui as falhas, aumenta a rapidez na resolução de problemas, gera economia financeira e maximiza significativamente os resultados alcançados.

Viagens a negócios têm sido usadas como ferramentas estratégicas de um sem número de empresas nos dias atuais. E não é para menos! A facilidade para romper fronteiras geográficas e corporativas dos dias atuais tem o poder de alavancar qualquer marca no mercado, ampliando sua área de atuação e concretizando parcerias extremamente proveitosas e duradouras. Entretanto, para que tudo saia como o planejado, a gestão de viagens corporativas merece especial atenção.

Ao longo do post de hoje, explicitamos os principais passos para o alcance dos objetivos com essa estratégia, reforçando a importância e o peso de cada um deles no resultado final. Por isso, não perca mais tempo! Use os conhecimentos adquiridos com a leitura deste material o quanto antes em sua empresa para colher logo os resultados! E acredite: eles virão mais cedo do que imagina!

Agora é sua vez de nos contar: como é a realizado o planejamento de uma viagem a negócios em sua companhia? Quais são as maiores dificuldades encontradas na hora de conquistar os objetivos traçados? Compartilhe sua experiência nos comentários e enriqueça nosso post!